Fidélisation locataires : faire des e-mails efficaces partie 1 – avant réservation.

e-mailPour faire plus de réservations dans sa location de vacances et faire de la fidélisation locataires, il est indispensable d’avoir une communication exemplaire dès les premiers contacts avec vos locataires.

Etre présent à toutes les étapes clés vous assure de transformer le plus de demandes en réservations. Dans cette fiche pratique, Homeloc vous informe sur les envois d’e-mails à réaliser pour le succès de votre hébergement de vacances avant une réservation par le locataire. Vous trouverez également en bonus à la fin de cette fiche un document à télécharger pour faire le suivi de vos envois de courrier électronique.

 

AVANT LA RESERVATION :

Vous devez être en mesure de répondre rapidement aux demandes de vos futurs locataires. Celles-ci peuvent être variées : des personnes hésitent encore et cherchent à en savoir plus pour comparer votre annonce à d’autres, tandis que certaines ont déjà faits leur choix et vous communiquent les dates de séjours souhaitées.

Pour gagner du temps, il est indispensable de vous créer des e-mails types, que vous pourrez ensuite personnaliser.

Homeloc vous conseille d’avoir 6 e-mails types, selon les situations :

 

– Un e-mail pour les personnes « hésitantes » (premier contact).

– Un e-mail automatique en cas d’absence de votre part.

– Un e-mail en cas de location indisponible / déjà réservée.

– Un e-mail en cas de demande de négociation du prix de la location

– Un e-mail pour faire la réservation.

– Un e-mail de confirmation de réservation

 

1) E-mail pour les personnes « hésitantes » (premier contact)

Une personne hésitante vous demandera différentes informations en fonction de ses besoins propres afin de vérifier qu’elle fait effectivement le bon choix. Cette personne a besoin d’être rassurée.

En conséquence, vous vous devez d’être exhaustif dans la réponse aux questions et sur les avantages de votre location, mais également sur la connaissance du locataire potentiel. Posez à la personne intéressée des questions sur le nombre d’adultes, d’enfants, les contraintes particulières etc. Vous montrez ainsi que vous êtes un professionnel qui s’assure que sa location peut convenir au locataire.

 

2) E-mail en cas d’absence

Si vous n’êtes pas en mesure de répondre à vos mails en cas de demande de réservation ou de renseignement, vous devez être en mesure d’apporter une réponse automatique aux locataires potentiels. Ce courrier électronique automatique montrera votre sérieux et informera la personne que son courrier vous est bien parvenu. Promettez de répondre au plus vite, indiquez votre date de retour, proposez à la personne intéressée de vous laisser ses coordonnées pour que vous puissiez la rappeler.

 

3) E-mail en cas de location indisponible / déjà réservée

Malgré la mise à jour régulière d’un planning des disponibilités, vous risquez d’avoir des demandes régulières pour une location à des dates déjà prises. Il vous faut traiter rapidement de genre de demande, et de manière intelligente !

En effet, vous pouvez vous contenter d’informer les personnes intéressées que la location est prise, mais vous pouvez aussi proposer aux locataires potentiels d’autres dates pour votre location. Si vous êtes propriétaire de plusieurs locations, vous pouvez proposer une autre de vos locations ayant des disponibilités aux dates voulues.

Si vous vous entendez bien avez les autres loueurs situés dans les environs, vous pouvez également proposer une location « concurrente ». Arrangez-vous avec les autres propriétaires du secteur pour mettre en place un système de commission si la réservation est faite grâce à vous.

 

4) E-mail pour les personnes prêtes à réserver

Vous avez reçu une demande de réservation claire et non suspecte de la part d’un locataire potentiel. Ici, vous n’avez pas autant besoin de convaincre que pour une demande de renseignement. Afin de transformer la demande de réservation de votre location saisonnière, il vous faut faire un courrier électronique efficace guidant le locataire intéressé.  En plus des informations sur la procédure de réservation (versement d’arrhes ou d’un acompte), pensez à joindre l’ensemble des documents nécessaires en pièces jointes (Contrat vierge, Echéancier de Paiement, RIB si vous acceptez les virements …).

 

5) E-mail en cas de négociation souhaitée par le futur locataire

Vous avez reçu un courrier de la part d’une personne intéressée, mais celle-ci demande à faire baisser le prix de l’hébergement. Vous avez deux possibilités : refuser poliment cette demande, ou bien faire une contre-proposition.

Vous être sûr d’obtenir des réservations pour la période indiquée ? Vous pouvez refuser poliment la demande. Si vous faites varier le prix de votre location selon la saisonnalité, vous pouvez proposer une autre période, moins chère. Si vous possédez plusieurs locations, dont une moins chère, proposez celle-ci.

Si vous avez une demande de ristourne sur les ailes de saisons ou en saisons basse, vous pouvez vous permettre d’accepter une baisse de votre prix. Partez du postulat qu’il vaut mieux toujours avoir une location occupée qu’une location vide. Seulement cela est valable uniquement si la rentabilité reste au rendez-vous.

Si vous hésitez en espérant pouvoir louer au tarif habituel, vous pouvez demander un délai de réflexion au futur locataire. Ce délai vous permettra de juger les pour et contre, mais aussi de voir si vous n’avez pas une nouvelle demande au prix standard entre temps ! Renseignez-vous également sur les autres locations des environs : quel est le taux de remplissage ?

Si votre choix est décidé, faites une contre proposition au futur locataire et proposez un autre prix. Si le locataire potentiel vous a déjà proposé un prix, fixez un prix  plus élevé. Ne vous contentez pas de répondre « oui » à ses désirs. Il ne faut pas que cela soit trop facile pour le locataire, qui pourrait se sentir en situation de supériorité et augmenter par la suite ses exigences sur d’autres points.

 

6) E-mail de confirmation de la réservation.

Après quelques échanges, vous avez finalement reçu un acompte ou des arrhes de la part de votre futur locataire. Vous pouvez alors confirmer définitivement la réservation. Ce courrier électronique rapide et simple vous permettra de rassurer le locataire, qui saura que vous avez bien reçu son paiement, et que la réservation est bien effective. Vous pouvez profiter de ce mail pour redonner au locataire l‘échéancier de paiement.

Si vous avez reçu le contrat signé de la part du locataire, indiquez-le lui et informez-le de l’envoi imminent de l’exemplaire locataire.

 

Avec cet ensemble d’emails, vous êtes équipé pour transformer les courriers électroniques reçus en réservations !

2 Options s’offre à vous désormais :

=> Continuez votre lecture avec notre fiche pratique sur les e-mails pour les locataires après réservation

 

Téléchargez notre modèle de document pour vous aider à suivre vos envois et contacts avec les locataires.

Suivi des courriers

 

 

Télécharger le modèle de suivi

Quentin

Quentin est le monsieur social-media de Homeloc. Spécialisé dans le tourisme, il est passé par des organisations institutionnelles (Comité Départemental du Tourisme Loire Atlantique, Ministère du Tourisme du Québec) et des entreprises privées du secteur touristique (VSCT, Baudy & Cie, Weekendesk).

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