Fidélisation locataires : faire des e-mails efficaces partie 2 – après réservation.

e-mailPour le succès de votre hébergement de vacances, il est indispensable de jouer sur la fidélisation locataires. Pour cela, il vous faut une communication exemplaire avec vos locataires.

Etre présent à toutes les étapes clés vous assure de fidéliser vos locataires. Dans cette fiche pratique, Homeloc vous informe sur les envois d’e-mails à réaliser pour le succès de votre hébergement de vacances après une réservation par le locataire. Si cela n’est pas déjà fait, consultez la partie 1 : avant réservation. Vous trouverez également en bonus à la fin de cette fiche un document à télécharger pour faire le suivi de vos envois d’email et de vos contacts téléphoniques avec les locataires.

 

Fidélisation locataires : APRES LA RESERVATION

Ca y est, la réservation est confirmée !  Gagnez du temps en préparant des e-mails types, réutilisables d’une réservation à l’autre pour accompagner vos locataires et les fidéliser.

Homeloc recommande d’avoir 4 e-mails types, selon les situations :

– Un e-mail récapitulatif avant l’arrivée.

– Un e-mail de bienvenue dans votre hébergement.

– Un e-mail en cas d’annulation de réservation.

– Un e-mail après séjour.

 

1) E-mail récapitulatif avant arrivée des locataires.

1 à 2 semaines avant l’arrivée de vos locataires, il est conseillé d’envoyer un e-mail récapitulatif avec un ensemble d’informations sur la location, exhaustif. Ainsi, vous rassurerez les locataires, mais vous gagnerez aussi beaucoup de temps en évitant les coups de fils ou les courriers électroniques de dernière minute. Indiquez les informations suivantes : Accès à la location, comment se garer, dates et horaires d’arrivée et de départ, consignes d’utilisation des principaux équipements, codes (Digicodes, codes Wifi…), Que faire aux alentours, numéros en cas d’urgences etc.

 

2) E-mail de bienvenue dans votre hébergement (+ appel)

Si vous n’êtes pas sur place pour accueillir vos locataires, il est judicieux d’envoyer à ceux-ci un courrier de bienvenue dans votre location, le jour même ou le lendemain de leur arrivée. Ce courrier montrera que vous vous souciez du bien être des locataires et débute le processus de fidélisation de ceux-ci. Attention, cela ne vous dispense pas d’appeler vos locataires le jour de leur arrivée afin de savoir si ceux-ci sont bien arrivés. Assurez-vous qu’ils sont bien installés, qu’ils ont trouvé l’arrivée d’eau etc.

N’hésitez pas à redonner l’ensemble des informations pratiques envoyées 1 ou 2 semaines avant l’arrivée et à demander aux locataires s’ils n’ont pas rencontré de problèmes particuliers à leur arrivée. Ainsi en cas de réclamations, vous vous assurez d’être au courant le plus tôt possible afin d’éviter toutes mauvaises surprises au départ des locataires ou bien post-séjour.

 

3) Email en cas d’annulation de réservation par le locataire.

Vos locataires, pour une raison qui leur est propre, ont décidé d’annuler leur réservation de location saisonnière. Afin que cette annulation soit réalisée dans les règle de l’art, vous devez accusez réception de leur demande d’annulation. Même si vos ex-locataires prennent la peine de vous appeler pour vous informer, il est important de garder une trace écrite de cette annulation. Celle-ci vous garantie un meilleur suivi. C’est aussi l’occasion de rappeler aux ex-locataires les modalités d’annulation et la procédure à suivre.

 

 

4) E-mail après séjour

Prévoyez un courrier électronique à envoyer à vos locataires une semaine au plus tard après leur séjour dans votre location. C’est l’occasion pour vous de faire une ultime bonne impression (et donc de faire de la fidélisation locataires) mais aussi d’obtenir l’avis de vos anciens locataires sur votre hébergement de vacances. Cet e-mail est indispensable si vous souhaitez proposer un service de qualité à vos locataires. Rares sont ceux qui vous indiqueront spontanément les points forts et les points faibles de votre location. A vous de leur demander leur opinion. Proposez de remplir un questionnaire de satisfaction en ligne et/ou de laisser un avis sur votre site Internet, votre page Facebook ou autre. Vous vous positionnez ainsi dans une démarche de qualité permanente.

Avec cet ensemble d’emails, vous êtes en mesure d’accompagner vos locataires et de les fidéliser !

 

Téléchargez notre modèle de document pour vous aider à suivre vos envois et contacts avec les locataires.

Suivi des courriers

 

 

Télécharger le modèle de suivi

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Quentin

Quentin est le monsieur social-media de Homeloc. Spécialisé dans le tourisme, il est passé par des organisations institutionnelles (Comité Départemental du Tourisme Loire Atlantique, Ministère du Tourisme du Québec) et des entreprises privées du secteur touristique (VSCT, Baudy & Cie, Weekendesk).

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