Préparez votre propre guide d’accueil pour les locataires

Guide d’accueil pour les locataires : parmi les petits « plus » que l’on peut retrouver lors de la réservation d’une location de vacances, la découverte d’un livret ou dossier d’accueil s’avère le plus souvent très utile. Que ce soit un fichier texte ou PDF, à télécharger, ou un petit classeur déposé sur la table du salon, c’est un petit effort d’écriture qui pourra faire bonne impression, et pourquoi pas fidéliser vos vacanciers.

Rôle du guide d’accueil pour les locataires

Votre guide d’accueil pour les locataires doit être avant tout informatif, mais aussi attrayant et rédigé clairement. Outre mettre en garde les vacanciers sur le bon fonctionnement de votre propriété, c’est également l’occasion de vous distinguer en proposant les quelques infos pratiques susceptibles d’embellir le séjour des occupants. Cela constitue un double avantage : d’une part conforter vos locataires dans leur choix d’hébergement et de destination, d’autre part éviter les échanges téléphoniques trop fréquents et trop longs en cas de problème. Les habitants de votre location saisonnière doivent avoir toutes les informations à portée de main en cas de besoin. Pour cela, plusieurs points importants sont à mentionner :

1-Plan d’accès

Préparer un plan des environs via Google Map avec l’itinéraire pour accéder à votre location saisonnière, ça ne mange pas de pain. Parfois, le trajet semble plus compliqué que prévu. Aussi, ajouter quelques explications dans le guide d’accueil pour les locataires reste ce qu’il y a de mieux pour orienter vos locataires dans la bonne direction, que ce soit pour l’aller, pour le retour ou pour rejoindre la route du centre-ville par exemple.

2- Consignes d’entretien de la maison

Lorsqu’on veut louer une maison pour les vacances, on a logiquement besoin de savoir comment elle fonctionne. Il ne faudra donc pas manquer d’expliquer en détail comment se servir de la cuisine et de l’électroménager, comment allumer le chauffe-eau, régler la climatisation, gérer le compteur et, si vous en avez une, comment garder la piscine en état de marche. Ensuite, plus basique, une petite fiche sur comment utiliser la hi-fi, télévision et lecteurs DVD, ne sera pas un luxe. Votre guide peut aussi faire référence au traitement des déchets et au tri sélectif, si votre propriété ou copropriété s’y prête.

3- Commodités et commerces à proximité

Les locataires voudront sans doute se dénicher un bon restaurant près de leur lieu de résidence, autant leur épargner l’effort des recherches grâce au guide d’accueil pour les locataires. De même pour les commerces alentours, leur faire savoir où faire les courses, du shopping, trouver des produits de première nécessité, où passer prendre les croissants pour le petit-déjeuner… Vos conseils seront toujours les bienvenus. Laisser les cartes de visites ou même des coupons de réduction ne peut que vous garantir un petit succès. Pensez à bien inscrire les horaires de marché de votre commune et de ses voisines, c’est pratiquement indispensable.

4-Proposer des visites et activités alentours

Pour orienter les vacanciers dans leurs visites, s’ils ne sont pas déjà organisés, la moindre des choses serait d’indiquer dans le guide d’accueil pour les locataires les coordonnées de l’office de tourisme le plus proche. Mais vous pouvez aussi, comme dans un gîte ou autre établissement hôtelier, laisser quelques brochures à disposition. Cela peut concerner les principaux lieux d’intérêt ou villages de la région, évènements et festivités, ou autres parcs d’attraction.

5-Le règlement

Si votre résidence secondaire se situe au cœur d’une copropriété, il est naturellement dans votre intérêt de faire également connaître ses règles aux occupants temporaires grâce au guide d’accueil pour les locataires. Une copie du règlement devrait suffire, mais il est toujours utile de rappeler quelques points essentiels concernant les horaires d’entrée et de sortie, l’accès aux places de parking par exemple, ou encore l’horaire de ramassage des poubelles. Dans certains cas, ce chapitre peut-être aussi l’occasion de rappeler la procédure d’emménagement ainsi que le rendu des clés.

6-Un inventaire du matériel à disposition

Toujours dans l’esprit du gain de temps, vos locataires aimeront savoir ce qu’ils ont réellement à disposition dans leur location saisonnière. Tous les petits équipements, appareils ménagers, jeux de sociétés et matériel consommable doivent pouvoir être listés dans le guide d’accueil pour les locataires. Soit dans un souci de faire l’inventaire, soit pour faire connaître plus rapidement leur existence.

7-Numéros à appeler en cas d’urgence

Enfin, si un impondérable survient malgré tout, vos locataires seront bien soulagés de pouvoir contacter la bonne personne au bon moment. Que ce soit votre numéro personnel, celui de vos voisins, du concierge, d’un dépanneur, serrurier, garagiste, ou, dans le pire des cas, de l’hôpital ou médecin les plus proches. N’oubliez pas de laisser à disposition de vos locataires un semblant de livre d’or, cahier, boîte à suggestions, ou tout autre espace d’écriture pour qu’ils puissent s’exprimer. Vous aurez sans-doute envie de connaître leur avis sur leur séjour, ainsi que d’autres commentaires que pourront apprécier les prochains occupants.

Obtenir un guide d’accueil pour les locataires gratuit

Peu de temps devant vous ? Vous trouverez un modèle de livret d’accueil gratuit prêt à l’emploi ici (cliquez sur le lien).

 

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Jacques

Jacques Félix Wirtz étudie et met en oeuvre les points juridiques concernant la location de vacances pour la société Homeloc. C’est un spécialiste du droit sur Internet et du droit de l’immobilier. Il est issu d’un Master 2 Droit des NTIC (Nouvelles Technologies de l’Information et la Communication) de l’Ecole de Droit de la Sorbonne (Paris 1).

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